Podcast 06 - Come allestire la biglietteria e il controllo accessi nella venue

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Buongiorno buongiorno a tutti da Clappit, buon Martedì bentornati all'appuntamento con i podcast dedicati agli organizzatori di eventi riguardo alla biglietteria.
Oggi un argomento molto importante, si va "sul campo", perché si parla di come allestire la biglietteria alla venue.

La biglietteria e, ovviamente, anche il controllo accessi quindi passiamo in rassegna fra poco tutti i punti da seguire per avere una buona preparazione all'apertura dell'evento, poter valutare dove è meglio posizionare il controllo accessi, dove posizionare le postazioni di stampa dei biglietti per la vendita, insomma far sì che tutto proceda nel modo più rapido e sicuro possibile e soprattutto per l'ingresso dei partecipanti all’evento.

La prima buona abitudine è quella di fare un sopralluogo presso la location, solitamente viene fatto il giorno prima dell'evento perché questa è la finestra, la disponibilità che ha un organizzatore solitamente per una venue, quindi si valuta la potenza del segnale WiFi, si vede dove posizionare il controllo accessi, si valuta dove è meglio posizionare anche le stampanti per la vendita dei biglietti.

Questo controllo, questa verifica viene fatta chiaramente per poi presentarsi il giorno dopo con il materiale ed essere veloci e rapidi nell’installare tutto il necessario e fare poi delle prove nel giorno dell'evento poco prima dell'apertura. Questo perlomeno è quello che facciamo noi di Clappit che consigliamo comunque vivamente a tutti gli organizzatori di richiedere.

Dal punto di vista dell'organizzatore questo, tutti questi passaggi sono importanti perché gli consentono di comprendere meglio la disposizione di chi viene a fare i controlli e l'installazione.
Quindi dovrà mettere in contatto la biglietteria con il responsabile della venue per avere i dettagli, le password, tutte le impostazioni del WiFi che ricordiamo deve essere dedicato, evitare che venga utilizzato per il pubblico perché altrimenti il rischio di avere dei rallentamenti è molto alto quindi una linea wi-fi dedicata per la biglietteria e protetta, chiaramente, questo è assolutamente importantissimo.

Quindi oltre alla disponibilità del WiFi dovrà preoccuparsi anche di indicare i punti dove logisticamente ha pensato l'organizzatore di disporre le biglietterie quindi, ci dovranno essere banalmente delle prese di corrente. Vediamo adesso nell'atto pratico cosa facciamo quando arriviamo con il nostro materiale alla venue punto per punto.
Allora, dettaglio per gli eventi che intendono solitamente se non si è verificato un clamoroso sold-out in fase di prevendita è necessario procurarsi anche delle stampanti e portare un numero di biglietti sufficiente e ampiamente sufficiente per consentire di andare in sold-out, di vendere tutto e di coprire eventuali necessità di biglietti.

L'organizzatore dicevamo, di solito, ha già in mente dove posizionare o la venue ha già un luogo, una parte dedicata alla biglietteria quindi si dovranno valutare eventuali necessità dell'evento dell’organizzatore, che comprendono chiaramente le postazioni di vendita, di cassa, ma anche un spazio sempre nella zona casse, per il di ritiro eventuali prenotazioni pagate di biglietti o eventuali ritiri di voucher o accrediti.

Una volta che abbiamo soddisfatto tutti questi requisiti possiamo finalmente predisporre le nostre postazioni di cassa che sono formate da un PC portatile, di ridotte dimensioni, perché gli spazi nelle biglietterie, nei box-office non sono mai eccessivi. Quindi è un portatile sia touchscreen ma dotato anche di tastiera per avere la massima di velocità, comodità per gli operatori.

Il cassetto rendiresto è solitamente fornito dall'organizzatore, oltre al PC portatile chiaramente c'è da collegare quindi la stampante. Una stampante per i biglietti cartacei, noi di Clappit utilizziamo delle Boca, stampanti adatte, certificate, molto veloci.

Una volta che abbiamo collegato tutti i cavi  possiamo accendere sia PC che stampante, apriamo la nostra applicazione Clappit Box Office e dopo aver inserito correttamente la risma di biglietti nella stampante possiamo procedere a fare delle prove di stampa.

Una volta che i test di stampa hanno dato esito positivo, possiamo passare all’attivazione del controllo accessi, quindi di tutte le postazioni che sono formate, lo ricordiamo. da un lettore bluetooth di QR Code o codici a barre, la classica pistola, con uno smartphone Android, collegamento che avviene in bluetooth.

Si collegano, si attivano tutti i cellulari, chiaramente devono essere collegati WiFi e si fanno delle letture di prova per controllare che tutto venga letto correttamente.
Non solo, ad esempio può capitare di avere in un palazzetto dei gate dedecati per il controllo accessi quindi, nel momento in cui voglio far entrare un settore, perché logisticamente deve fare un percorso per arrivare a quel posto, come abbiamo anticipato anche nel primo podcast dedicato al controllo accessi, devo essere sicuro che questo, controllare che la postazione che verrà messa in quel cancello, in quel ingresso, sia corretta con il tipo di settore che viene impostato.

Quando anche tutte le verifiche sul controllo accessi sono state effettuate con esito positivo, fondamentalmente noi siamo pronti per aprire.

L'unico aspetto che manca è la formazione del personale di eventuali hostess, insomma della sicurezza, adesso dipende dalla location, dal tipo di evento comunque l'organizzatore metterà sempre a disposizione delle hostess, del personale di security per effettuare il controllo accessi. Quindi gli viene spiegato quali sono gli strumenti che utilizziamo, qual è il segnale acustico di esito positivo, di esito negativo, cosa viene fuori, cosa compare, cosa si visualizza sul monitor dell'app di controllo accessi di Clappit e quindi come capire velocemente che il titolo, il biglietto letto è corretto piuttosto che è, sbagliato, oppure che è già stato letto, oppure come dicevamo prima, deve accedere da un altro gate perché di un altro settore.

Ecco tutte queste situazioni, in realtà molto semplici, ma che con l’enfasi, le emozioni dell'apertura del live possono dare ecco dare qualche problema, a chi magari non è esperto, è la prima volta che fa dei servizi di sicurezza o di hostess.

Oltre il controllo accessi bisognerà anche istruire il personale su come utilizzare l'applicazione di box-office, per vendere i biglietti direttamente all'evento, quindi una volta che anche il personale di cassa è stato preparato correttamente siamo pronti per divertirci con questo momento entusiasmante che è l'apertura dei cancelli.

L'ingresso degli spettatori, i più affezionati, i fan più caldi, sono quelli che sempre aspettano per primi l'apertura dei cancelli e quindi noi aspettiamo il “go” ufficiale dell’organizzatore, del responsabile, per far accomodare gli ospiti.

Ecco questi sono i punti, i punti fondamentali, gli aspetti fondamentali che bisogna seguire per una corretta installazione, configurazione, prova e test di postazione di cassa e controllo accessi.

Chiaramente ci sono tutto una serie di particolarità, di dettagli, che però vengono affrontati, poi man mano durante l'evento. Si andrebbe troppo ad andare nello specifico, magari lo faremo un giorno, faremo un elenco di tutti quelli che sono i casi che possono verificarsi durante una vendita, una stampa del biglietto o un controllo accessi.

Lo faremo sicuramente, però oggi direi che le informazioni come sempre sono tante, sufficienti. L’appuntamento per la prossima settimana, per Martedì prossimo è con un argomento che ci sta particolarmente a cuore.

Quindi parleremo di Full Ticketing, parleremo della nostra metodologia, di come andare oltre il biglietto, perché nella nostra mente e, tutti gli eventi lo dimostrano, il biglietto da solo in sé non basta più, bisogna andare oltre, bisogna fare di più, spiegheremo come e capiremo quindi come valorizzare in questa nuova vision di biglietteria l'evento, per adesso vi mando un grosso saluto, appuntamento a Martedì prossimo ciao da Stefano e da Clappit.

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